KI & Automatisierung: Papierdokumente verfügbar machen
Bund, Länder und Kommunen wollen den Einsatz künstlicher Intelligenz vorantreiben. Doch KI-Anwendungen wie Intelligent Document Processing nützen nur wenig, solange relevante Informationen in archivierten Papierakten gebunden bleiben.
Verwaltungen verfügen über umfangreiche Datenbestände, ein Großteil davon liegt jedoch weiterhin nur auf Papier vor. Register, Bauakten, Personalakten und Archive enthalten große Mengen nicht digitalisierter Informationen. Solange diese auf Papier verbleiben, sind sie für Automationslösungen wie Intelligent Document Processing (IDP) unsichtbar.
Dokumentenscanner als KI-Türöffner
Indem es Dokumente klassifiziert, Inhalte bündelt, Informationen extrahiert und Fachverfahren beschleunigt, verspricht IDP zwar spürbare Effizienzgewinne beim Dokumentenmanagement. Doch bei aller Euphorie wird oft übersehen: Jede KI ist nur so gut wie die Daten, die sie erhält.
Wer KI-Potenziale heben will, muss deshalb zunächst einen weniger „hippen“, grundlegenden Schritt gehen: Papier will gescannt werden. Ein Dokumentenscanner liefert somit den Rohstoff für IDP-Systeme. Eine Grundvoraussetzung dabei ist, dass konstant hochwertige Images erzeugt werden. Sind diese hingegen unscharf, verzogen oder unvoll ständig, entstehen Nacharbeit und Fehlklassifikationen.
Theoretische Scan-Geschwindigkeiten helfen bei der Scanner-Auswahl nur bedingt. In Behörden zählt nur der reale Durchsatz: Wie viele Dokumente laufen ohne Stau, Doppeleinzug oder Sonderbehandlung durch? Wie sicher bewältigt der Scanner Mischstapel aus dünnem Papier, gefalteten Bescheiden, dicken Urkunden und überlangen Formularen? Wie stabil arbeitet er
über Jahre hinweg? Entscheidend sind vier Gütedimensionen: Verlässlichkeit, Anwenderfreundlichkeit, Flexibilität und Effizienz.
Hinsichtlich seiner Mechanik, Verschleiß- und Ersatzteile sowie beim Support ist ein professioneller Dokumentenscanner auf Dauerbetrieb ausgelegt. Papierschonender Einzug und Bandtransport, konfigurierbare Ultraschallsensoren und zuverlässige Heftklammererkennung verhindern Fehleinzüge und Staus. Kratzfeste Glasführungen und integrierte Bildoptimierung sichern reproduzierbare Qualität. Die Verlässlichkeit sollte damit ebenfalls nur in den seltensten Fällen ein wirklich ernsthaftes Problem darstellen.
Bei der Flexibilität kann das schon anders aussehen, schließlich scannt der öffentliche Sektor in den seltensten Fällen nur Normware, also standardisierte Formate. Ein professionelles System verarbeitet und sortiert unterschiedliche Formate und Papierqualitäten – von empfindlichen Altakten bis zu kartonverstärkten Kuverts. Variable Einzugskräfte, anpassbare Scan-Geschwindigkeiten, ein gerader Papierweg, eventbasierte Sortierung und offene Schnittstellen zu
DMS-, E-Akte- und IDP-Lösungen erweitern den Einsatzbereich.
Befasst man sich im Detail mit der Anwenderfreundlichkeit, sind eine intuitive, ergonomische Bedienung, verständliche Klartextmeldungen und gut zugängliche Papierwege gefragt. Derweil erleichtern hinterlegte Scanprofile und projektbezogene Geschwindigkeiten wiederkehrende Aufgaben im Sinne der Effizienz. Prozesse, die sich an der Technischen Richtlinie TR-03138 „Ersetzendes Scannen“ (RESISCAN) des BSI orientieren, schaffen zudem die Grundlage für nachvollziehbare, rechtssichere digitale Dokumente.
Entscheidungsgrundlage schaffen
Beschaffung und KI-Strategie dürfen nicht beim Algorithmus enden. Wer in IDP und automatisierte Fachverfahren investiert, sollte die vorgelagerte Digitalisierung mitdenken – von der Dokumentenvorbereitung über die Scanqualität bis hin zu Metadaten und Qualitätssicherung. Besonders aussagekräftig sind verifizierte Anwenderberichte vergleichbarer Behörden sowie
Teststellungen mit eigenem Beleggut und realen Abläufen.
Der Autor:
Steffen Unmuth ist Chief Commercial Officer
der DATAWIN GmbH / InoTec SCAMAX
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